L’E-Billing est un système d’envoi électronique de facture, c’est-à-dire que la facture n’est plus envoyée par la poste, mais par voie numérique.

ALSO Suisse propose ici différentes options.

• Facture PDF (par e-mail)
• Fichier XML avec données de facturation (signé / non signé)
• Affichage de facture dans l’E-Banking

Pour le destinataire de la facture, le traitement de la réception d’une facture est accéléré, puisque, dans le meilleur des cas, les factures reçues ne doivent plus du tout être saisies manuellement. On a donc plus besoin de scanner ni de copier des documents, et le traitement, la transmission et l’archivage électronique des factures électroniques sont facilités.

Avec l’aide de l’Assistant Création d’une règle de MS Outlook, un flux de travail simple permettant le transfert interne automatique vers les services chargés de la vérification et de l’approbation des factures peut être mis en place, même dans les petites entreprises.

Il vous suffit de remplir le formulaire d’inscription qui précède les FAQ et de nous le renvoyer. Veuillez noter que le titre, la fonction occupée et le numéro de téléphone doivent être renseignés.

Toutes les factures électroniques – y compris les factures PDF – doivent être archivées conformément à la législation suisse. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet dans les ordonnances correspondantes.

Code des obligations (CO): articles 957-958f

Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico): sections 1-4

Il est possible d’accéder à tout moment à ses factures PDF dans le Shop ALSO, à la rubrique «Order Tracking».

On peut soit récupérer les factures XML non signées directement sur le serveur FTP, soit les télécharger depuis le Shop ALSO (ALSO Shop < Administration < Listes de prix FTP < Répertoire FTP < Directory out). Veuillez noter que le fichier ne peut être récupéré qu’une seule fois sur le serveur FTP. Si vous avez besoin de ces informations une seconde fois, veuillez contacter notre service clientèle. Dans le Shop ALSO, le fichier est par contre toujours disponible ou écrasé par sa version actuelle.

Si des fichiers signés sont perdus, veuillez contacter notre équipe du service clientèle.

En principe, ce n’est pas un problème tant que l’adresse de facturation se trouve en Suisse. Cependant, l’objectif de l’E-Billing est de réduire les frais d’expédition par la poste.

La signature électronique est un procédé technique permettant de vérifier l’authenticité d’un document et l’identité du signataire. La signature numérique est reliée aux données de manière à pouvoir tracer les changements. Ce procédé s’appuie sur la loi fédérale sur la signature électronique, SCSE (RS 943.03) et l’ordonnance sur la signature électronique, OSCSE (RS 943.032).

L’activation d’une facture PDF est possible dans un délai très court.

Si vous avez déjà une connexion à Conextrade ou un partenaire d’itinérance de Conextrade pour recevoir des factures XML, la conversion se fait rapidement. Une configuration est alors mise en place dans notre système de test et une facture test est envoyée. Dès qu’elle est arrivée dans votre système, la mise en œuvre dans le système productif peut avoir lieu.
L’introduction dure généralement environ 2 semaines.

Si ALSO Suisse est le premier émetteur de factures XML, vous avez d’abord besoin d’un accord avec notre fournisseur standard Conextrade ou votre partenaire fournisseur d’itinérance.
ALSO Suisse envoie le fichier XML structuré à Conextrade. En cas d’itinérance, notre fournisseur Conextrade communique directement avec votre partenaire fournisseur d’itinérance.
Une telle introduction prend un peu plus de temps, généralement au moins un mois, tests compris.